Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает.
Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру.
Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
В первой главе «Бухгалтер и электронный документ» мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к обмену электронными документами. В этом выпуске мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи и ответим на ряд вопросов. Каким образом электронный документ приобретает юридическую силу и как сохранить ее? Как организовать хранение документов?
Область применения электронной подписи
Многие ли с ходу смогут ответить, для чего нужна электронная подпись? Вряд ли. Потому что четкого представления о сфере применения ЭП у большинства людей пока не сложилось. Между тем, ответ на данный вопрос умещается в небольшой табличке.
Пожалуй, самая главная и очевидная область применения ЭП – электронный документооборот как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, генеральный директор согласовал приказ и подписал его своей ЭП, значит, приказ может быть передан в исполнение.
Если вы обмениваетесь электронными документами со своими контрагентами, то ЭП является гарантом юридической значимости вашего обмена.
Причем в электронной форме могут оформляться не только договорные, но и первичные бухгалтерские документы.
В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ в электронном виде допускается составление и выставление электронных счетов-фактур. Ключевым элементом всех легитимных электронных документов является, конечно же, электронная подпись.
Нам часто задают вопрос, какую электронную подпись выбрать для обмена электронными документами? На самом деле вы можете выбрать любую электронную подпись с учетом положений ст.5 и ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи». Однако если вы планируете, сдавать отчетность в государственные контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) в электронном виде, то в обязательном порядке потребуется квалифицированная ЭП.
Максим Соловьев, аналитик Synerdocs
При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.
С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.
Обладателей электронных подписей можно отнести к тем счастливчикам, кто самым легким образом получает доступ к государственным услугам. О длительной процедуре активации кода и проверки данных можно забыть.
Широкое распространение получили электронные торги, которые проводятся на специальных площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями.Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.
И, наконец, ЭП для электронной отчетности. Как сказано выше, контролирующие органы признают юридическую силу лишь тех документов, что подписаны квалифицированной электронной подписью. Вы можете подавать отчетность через оператора электронного документооборота, специальные программные решения 1С или через сайты органов.
За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа
С термином «юридическая сила документа», полагаю, знакомы все. Как для бумажного, так и для электронного это его доказательная сила во всех государственных органах.
Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:
- название вида документа (за исключением писем);
- номер документа;
- название организации или имя автора документа;
- дата документа;
- место разработки, издания, принятия или подписания;
- подпись.
Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными. Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.
Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.
Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП.
Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом.
Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?
Хранение электронных документов
Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет.
Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.
Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа.
Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.
Максим Соловьев, аналитик Synerdocs
- Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.
- Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:
- локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);
- хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).
Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.
Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ
В прошлой главе мы выяснили, что электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить авторство документа и подтвердить его неизменность. Приступая к обмену электронными документами, необходимо приобрести сертификат ЭП.
Так, у владельца подписи на руках оказываются:
- Сертификат ЭП, который подтверждает принадлежность подписи определенному лицу;
- Ключи подписи – комплект из секретного (закрытого) ключа и открытого. При подписании документа создается шифр. То, что мы зашифруем с помощью закрытого ключа, можно расшифровать соответствующим открытым ключом, и наоборот.
Рассмотрим чуть подробнее механизм подписания документа.
Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.
Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.
Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».
Вместо заключения
Итак, электронная подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и является гарантом целостности и подлинности документа.
Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет наличия обязательных реквизитов, электронной подписи и правомочий автора.
А сохранить юридическую силу электронных документов возможно с помощью штампов времени, которые проставляются в момент подписания.
В следующей главе
В третьей главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете все о формах и форматах электронной бухгалтерской первички. Какими документами можно и даже удобно обмениваться в электронном виде, а какие документы имеют смысл лишь в бумажном варианте.
Юридическая сила электронного документа, подписанного электронной подписью
Основной вопрос, возникающий в связи с применением электронной документации, касается юридической силы электронной подписи (ЭП) – каково ее юридическое значение, и можно ли полностью заменить бумажный документооборот электронным? Попробуем разобраться.
Как обеспечивается юридическая сила электронных документов?
Юридическая сила электронного документа подтверждается действующим законодательством. Об этом прямо говорит ряд правовых норм. Договор, подписанный ЭП, будет равнозначен подписанному сторонами или их представителями собственноручно. Это существенно упрощает ведение деятельности в удаленном режиме, когда каждая сторона находится в различных населенных пунктах.
Но не только договор может быть заверен ЭП. Фактически любая бумага может быть переведена в электронный вид и представлена второй стороне.
Важно! ЭП не используется для подтверждения подлинности документа, для этого нужно обратиться к нотариусу и оформить перевод копии в электронный формат. ЭП ― это замена подписи от руки и печати фирмы.
Электронная подпись представляет собой сложный код, который через специальную программу позволит определить принадлежность определенному лицу. Взломать такой код практически нереально, так как он невероятно сложен и состоит из огромного количества символов. Проще подделать собственноручную подпись.
Наличие ЭП позволяет сторонам обмениваться документами любым доступным способом, в том числе через электронную почту. Главное ― выбрать правильный тип и использовать его должным образом. Документ, подписанный данным способом, приобретет юридическую силу. Это помогает сторонам экономить время и средства.
Имеет ли юридическую силу электронная подпись?
Пункт 1 статьи 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» устанавливает, что любой документ, подписанный с помощью ЭП, признается равнозначным тому, что подписан собственноручной подписью и печатью. Данное правило также установлено в пункте 3 статьи 11 ФЗ-149.
Получается, что электронный документ может полностью заменить бумажный, юридическая сила подписанного ЭП файла не должна вызывать сомнений. На практике есть свои особенности и даже некоторые трудности, но нормы ФЗ-63 прямо говорят именно об этом
Электронная цифровая подпись будет заменять не только подпись, но и печать, если она оформлена на организацию. Такой документ не потребует никаких других способов идентификации, если стороны оговорят данный момент.
Отдельное внимание стоит уделить видам ЭП. Так, ФЗ-63 в статье 5 установлено, что можно оформить:
- Простую ЭП. Чаще всего используется для регистрации на различных порталах при получении государственных услуг. Допускается ее применение при документообороте между контрагентами, если это предусмотрено в соглашении между сторонами.
- Усиленная неквалифицированная ЭП. Применяется при участии в торгах, а также между контрагентами, если данный формат одобрен соглашением между сторонами.
- Усиленная квалифицированная ЭП. Применяется в бухгалтерии, при сдаче налоговых отчетностей, а также в электронном документообороте.
Чтобы использовать электронный документооборот, стороны должны сначала договориться о данном порядке сотрудничества. В любом случае самым надежным вариантом считается использование усиленной квалифицированной подписи. Организации чаще всего используют именно такой вариант, так как он позволяет в полной мере определить, что документ подписан конкретным лицом.
Быстро внедрим юридически значимый ЭДО у вас в организации
Можно ли предоставить в суд электронный документ?
Суд будет расценивать электронный документ, принимая его в качестве доказательства, в следующих случаях:
- Между сторонами было заключено соглашение, указывающее, что электронный документооборот приравнивается к стандартному порядку;
- Фактически отношения подтверждаются реальными действиями сторон, например, поставкой товара, наличием платежных поручений и так далее (определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08).
Для предоставления электронного документа в качестве доказательства следует распечатать его. Также нужно представить документы, подтверждающие личность и полномочия лица, которое его передает.
В качестве бесспорного доказательства принимается документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Именно такой вариант рекомендуется для использования на практике.
Наличие такого типа подписи подтвердит ряд информации:
- подписание документа конкретным лицом;
- подписанный документ не изменялся после подписания.
Также необходимо будет подтвердить подлинность ключа ЭП, для чего потребуется полученный в удостоверяющем центре сертификат.
Бесплатная консультация
эксперта
Проблемы правового регулирования электронных документов
Правовое регулирование электронного документооборота имеет одно очевидное противоречие.
С одной стороны, ЭП придает копии ту же правовую силу, что и в случае подписания документа лично (статья 6 ФЗ-63). С другой – определение ВАС РФ от 17.10.
08 № 13675/08 устанавливает, что суд может принять документ, подписанный ЭП, только в том случае, если есть иные доказательства правоотношений между лицами.
В России не прецедентное право, но определение ВАС РФ четко указывает позицию судов по данному вопросу. Арбитражные и региональные суды часто руководствуются практикой ВАС и ВС при вынесении решений.
Это не все проблемы, присущие правовому регулированию и практическому использованию ЭП. Также стоит обратить внимание на иные моменты:
- Лицо, которое использовало подпись, не может быть определено с точностью. Это касается деятельности организаций. В данном случае рекомендуется вынести документ, который определит перечень сотрудников, имеющих право на использование ЭП.
- Подсудность. В договоре стоит четко определять подсудность, так как контрагенты могут находиться в удаленных регионах друг от друга. Если этого не сделать, то могут возникнуть проблемы, так как не всегда стороны предоставляют реальные данные на своих сайтах или в переписке. Информацию следует тщательно проверять.
- Хранение электронных документов. Если в отношении большей части бумажных документов имеются требования о сроках хранения, то в отношении электронных версий такое регулирование отсутствует. Организациям рекомендуется хранить копии на удаленных серверах в течение таких же сроков, как если бы это были обычные бумаги. В целом, дублирование документов на бумажных носителях не обязательно, но может помочь в их сохранности.
Значимость электронного документа точно такая же, как у бумажного варианта. По общему правилу оба варианта будут иметь одинаковую юридическую силу. Однако некоторые проблемы применения ЭП все же имеются. Рекомендуется предусмотреть дополнительные методы подстраховки при использовании ЭП в своей практике.
На практике, электронный документооборот хоть и становится более популярным, но еще не заменил полностью обычный, бумажный. В определенной степени его распространению мешают указанные в нашей статье проблемы, а также недостаточность информирования граждан и бизнеса.
Если вы решили перейти на безбумажный документооборот, наши специалисты всегда готовы ответить на все вопросы, связанные с ЭДО.
Наша компания специализируется на этом, и предоставляет авторскую безроуминговый технологию юридически значимого ЭДО — WA:ЭДО, интегрированную с 1С и различными операторами ЭДО.
А также предлагает консультации по юридическим вопросам, связанным с ЭДО и ЭП, проводит экспертную оценку электронных документов и электронных подписей и оказывает услуги по представлению в суде по делам, связанным с использование электронных документов и ЭП.
Предыдущая статья Как подписать документ электронной подписью в WORD Следующая статья Я сам настрою и внедрю! Или как не заплатить за автоматизацию в два раза больше 
ЭДО для маркировки товаров Ряд товаров, подлежащих обязательной маркировке, постоянно расширяется. В этой статье мы рассмотрим, зачем подключать ЭДО к системе маркировки, а также способы и требования к такой интеграции. 
Операторы электронного документооборота: какого выбрать? В этой статье мы рассмотрим критерии, по которым следует выбирать провайдера электронного документооборота, а также рейтинг лучших провайдеров ЭДО 
Первичные документы в электронном виде Первичный учетный документ необходимо составлять во время или сразу после осуществления любой хозяйственной операции как свидетельство о ее совершении. Поговорим об электронной форме «первички» Подарки при приобретении ИТС уровня ПРОФ:
- Обновление дополнительной базы
- 3 часа работы специалистов
- 1 месяц консультаций *
Использование электронной подписи | Зачем нужна ЭЦП?
В России применение электронной подписи регулируется федеральным законом от 06.04.2013 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, правила выдачи и использования электронной подписи.
В России используют три вида электронной подписи:
- простую,
- усиленную неквалифицированную,
- усиленную квалифицированную.
Получить электронную подпись
Подробнее о каждом из видов можно прочитать в этой статье.
Простая и неквалифицированная электронная подпись придают документу юридическую силу только на основании нормативных актов, выпущенных Правительством РФ, или договоренностей между участниками электронного документооборота. В обоих случаях должна быть возможность проверить личность подписанта.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обладает такой же юридической силой, как и бумажный, который завизирован собственноручной подписью.
Если действующее законодательство не обязывает применять конкретный вид подписи для тех или иных действий, то участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой.
Использование ЭП в работе
Отчетность через интернет
Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы.
Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.
Получить электронную подпись
Отчетность в ЕГАИС ФСРАР
Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.
Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.
Получить электронную подпись
Участие в электронных торгах
Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2018 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».
С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.
Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок на электронных площадках.
Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.
Планируете участвовать в электронных торгах впервые? СКБ Контур поможет разобраться в сложных процедурах государственных и коммерческих торгов с помощью услуги Сопровождение торгов. Вы пройдете полный цикл от аккредитации на площадке до подписания контракта вместе с нашими специалистами. Услуги сопровождения торгов предотвратят ошибки, которые допускают новички. Мы проанализируем документацию, правильно составим и подадим заявки. Для победы вам останется подготовить конкурентное предложение.
Получить электронную подпись
Электронный документооборот
Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:
- быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
- сокращение издержек на обработку и передачу документов.
По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.
Получить электронную подпись
Работа с государственными информационными системами
Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.
Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:
- ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.
Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:
- ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.
Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.
Получить электронную подпись
Использование ЭП в частной жизни
С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:
- Получить доступ к полному набору сервисов портала госуслуг, для которых требуется подтвердить личность. Например, чтобы подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ без визита в налоговую.
- Подать заявление в вуз через интернет. Абитуриент может отправить заявление на поступление любой вуз России в электронном виде. Этот документ нужно заверить электронной подписью. В этой статье есть подробности о подаче документов в вуз.
- Вести электронный документооборот с работодателем. Согласно недавним поправкам в Трудовой Кодекс РФ, можно оформлять официальные трудовые отношения без личного контакта с работодателем.
- Пользоваться другими онлайн-услугами — зарегистрировать сделку с недвижимостью на сайте Росреестра, отправить заявку в Роспатент, чтобы получить патент на изобретение, оформить онлайн-кредит и др.
Как получить электронную подпись?
Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:
- Определите, для чего нужна подпись: тип подписи отличается в зависимости от сферы применения. Основные сферы использования мы описали выше.
- Заполните заявку на выпуск сертификата электронной подписи в удостоверяющем центре (УЦ).
- Оплатите стоимость выбранного сертификата, подготовьте и отправьте специалисту УЦ нужный комплект документов.
- Придите в УЦ, чтобы получить сертификат.
Получить электронную подпись
Эцп для эдо: рассказываем подробно
Для электронного документооборота организации используют электронные подписи с максимальной степенью защиты — КЭП. Такая ЭП для ЭДО позволяет электронным документам получить юридическую значимость.
Применение электронной подписи в документообороте
Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. В ЭДО электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.
Для ЭДО в основном используется квалифицированная электронная подпись. В отличие от НЭП — неквалифицированной электронной подписи — КЭП придаёт документам правовую силу без дополнительных соглашений между контрагентами.
НЭП хватает для внутреннего ЭДО, однако некоторые документы, например, счета-фактуры, можно подписать только КЭП. По этой причине, её использование в электронном документообороте оправдано, если он выходит за рамки организации. Так как это практически 100% всех организаций, использование КЭП оправдано для любых компаний.
Зачем внедрять ЭДО
Для оптимизации работы с электронными документами используют СЭД — системы электронного документооборота. СЭД позволяет ускорить и облегчить рабочий процесс, связанный с документами.
Системы предоставляют коллективный доступ к файлам — это помогает работать над одним документом нескольким сотрудникам одновременно.
Файлы можно передавать из отдела в отдел и отсылать контрагентам напрямую из программы.
Компании внедряют СЭД, так как электронные документы имеют преимущества перед бумажными:
- уменьшаются расходы на печать документов;
- внутри программы ведётся история файлов;
- работа сотрудников становится более прозрачной;
- есть возможность автоматизация поиска необходимых файлов;
- документы готовятся по стандартным формам;
- файлы автоматически классифицируются по разным критериям;
- уменьшается риск потери или порчи документов.
Все действия с электронными документами можно делать в одном сервисе: создавать, получать, обрабатывать и архивировать. Обмен файлами между отделами и сотрудниками происходит мгновенно, что позволяет сэкономить время на транспортировку тех или иных документов.
Электронная подпись для внешнего документооборота
Для внешнего ЭДО нужна усиленная квалифицированная ЭП. Такая подпись обеспечивает выполнение двух задач безопасной передачи документов:
- Защита от перехвата информации.
- Защита файла от изменений после отправки.
- Квалифицированная ЭП обеспечивает безопасность с помощью сертифицированных ключей проверки закрытого и открытого типа.
- С помощью внешней документации сотрудники организации обрабатывают обращения клиентов, взаимодействуют с внешними смежными клиентами, обмениваются счетами и договорами с контрагентами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы.
- Электронную подпись придаёт юридическую значимость счетам, декларациям, отчётам и накладным в СЭД.
- ЭП может использоваться для электронных торгов и клиент-банка при соблюдении двух условий:
- ЭП выдана УЦ, входящим в сеть доверия ФНС.
- В сертификате ЭП содержится информация о компании.
На момент подписания любых электронных документов сертификат электронной подписи должен быть действительным. Это доказывает действительность документов после их подписания, так как в файл записывается информация о дате и времени его подписания.
Электронная подпись для внутреннего документооборота
Для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами может использоваться усиленная неквалифицированная ЭП. Однако, для этого нужно составлять дополнительное соглашение сторон, свидетельствующее о том, что документ имеет юридическую значимость. Поэтому даже во внутреннем ЭДО удобнее использоваться квалифицированную ЭП.
С помощью внутреннего ЭДО сотрудники кадровой службы ведут трудовые книжки, менеджеры склада проводят инвентаризацию, а бухгалтеры ведут финансовую отчётность. Между отделами происходит постоянное взаимодействие, которое включает в себя транспортировку документации. При отправке файл может пройти несколько сотрудников, которые вносят в него изменения.
Электронная подпись во внутреннем документообороте нужна для определения автора подписанного документа. Также её присутствие говорит о неизменности содержащейся в файлах информации.
Где получить ЭП для документооборота
Выдачей электронных подписей занимаются операторы электронного документооборота — ОЭД. Согласно Приказу от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@, ОЭД должны быть включены в сеть доверия ФНС.
На сайте налоговой публикуется актуальный перечень операторов электронного документооборота. К ним относится и удостоверяющий центр «Калуга Астрал».
Здесь можно получить электронную подпись в течение одного рабочего дня по двум документам: паспорту и СНИЛС заявителя.
Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в одноимённой программе и веб-сервис «Астрал.ЭДО». Обе системы предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.
1С-ЭДО
Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С
Электронный документооборот и электронная подпись: просто о сложном
10 сентября 2021 г.
Закупка программного обеспечения — рекомендации от эксперта ЭТП ГПБ
Подробнее
10 сентября 2021 г.
Закупка ТРУ при изменении цены по ФЗ № 223. Корректировка договора. Возможные риски
Подробнее
09 сентября 2021 г.
Изменения в механизм проверки заказчиками опыта поставщиков вступят в силу с 1 января 2022 года
Подробнее
06 сентября 2021 г.
Удостоверяющий центр «ЭТП ГПБ Консалтинг» аккредитован по новым требованиям 63-ФЗ
Подробнее
03 сентября 2021 г.
Закупка охранных услуг — описание алгоритма от эксперта ЭТП ГПБ
Подробнее
03 сентября 2021 г.
Спорные вопросы при расчете и взыскании неустойки по 44-ФЗ
Подробнее
02 сентября 2021 г.
Портал Единого оператора газификации адаптирован для мобильных устройств
Подробнее
27 августа 2021 г.
Импортозамещение поставят на общественный контроль
Подробнее
27 августа 2021 г.
Топ-8 типовых нарушений в закупках малого объема
Подробнее
20 августа 2021 г.
Правомерно ли заключение контракта с нулевой ценой по итогам закупок в рамках Законов № 44-ФЗ и 223-ФЗ?
Подробнее
20 августа 2021 г.
Как работать с кодами ОКПД 2 и КТРУ, применяем без ошибок
Подробнее
20 августа 2021 г.
SOEX и ЭТП ГПБ заключили соглашение о сотрудничестве для развития сервиса ЕНН
Подробнее
16 августа 2021 г.
Актуальные правила работы с РНП: регламентированы сроки, новые формы обращений
Подробнее
04 августа 2021 г.
«Газпром» запустил сайт для обеспечения работы Единого оператора газификации
Подробнее
03 августа 2021 г.
Подать заявку на догазификацию теперь можно через портал Единого оператора газификации
Подробнее
21 июля 2021 г.
Новые возможности для Заказчиков Торгового портала в вопросах управления складом
Подробнее
15 июля 2021 г.
Конференция «Правоприменительная практика для медицинских учреждений по 44-ФЗ. Новые правила в 2021 году»
Подробнее
07 июля 2021 г.
Новая услуга Торгового Портала ЭТП ГПБ — цифровой опросный лист
Подробнее
28 июня 2021 г.
Совместный проект Penenza и ЭТП ГПБ — «Финансирование поставщиков “Газпром нефти»»
Подробнее
24 июня 2021 г.
IX Международная конференция «Публичные закупки: проблемы правоприменения»
Подробнее
23 июня 2021 г.
Внеофисное хранение архивных документов — актуальная услуга от Газпромбанка
Подробнее
15 июня 2021 г.
Биллинговая платформа «Газпром межрегионгаза», Газпромбанка и ЭТП ГПБ получила премию «Лучшая ИТ-платформа для промышленности»
Подробнее
10 июня 2021 г.
Новая услуга для заказчиков Торгового портала: шаблон Ценового запроса
Подробнее
10 июня 2021 г.
Единый личный кабинет для секции «Закупки корпоративных заказчиков»
Подробнее
07 июня 2021 г.
ЭТП ГПБ приветствует нового Заказчика — Группу «Интер РАО»!
Подробнее
07 июня 2021 г.
Формирование НМЦК согласно Постановлению Правительства РФ от 3 декабря 2020 г. № 2014 «О минимальной обязательной доле закупок российских товаров и ее достижении заказчиком»
Подробнее
03 июня 2021 г.
Расширение линейки дополнительных услуг на ЭТП ГПБ
Подробнее
02 июня 2021 г.
Отмена платы с победителя по заказам ПАО «Фортум»
Подробнее
02 июня 2021 г.
ЭТП Газпромбанка и CUSTIS создадут цифровые сервисы для промышленных гигантов
Подробнее
31 мая 2021 г.
Мероприятие в честь 100-летнего юбилея Министерства экономического развития и промышленности Республики Карелия с участием представителей ЭТП ГПБ
Подробнее
31 мая 2021 г.
Персональная страница — Торговый Портал ЭТП ГПБ помогает поставщикам стать заметнее
Подробнее
20 мая 2021 г.
Как не попасть в реестр недобросовестных поставщиков: 7 советов от эксперта
Подробнее
17 мая 2021 г.
УКЛОНЕНИЕ ПОБЕДИТЕЛЯ ЗАКУПКИ ОТ ЗАКЛЮЧЕНИЯ КОНТРАКТА
Подробнее
11 мая 2021 г.
ПредприниМАЙ
Подробнее
11 мая 2021 г.
Персональный список заказчиков – новая услуга для поставщиков от Торгового Портала ЭТП ГПБ
Подробнее
30 апреля 2021 г.
Восстановите бизнес после пандемии — «ПредприниМАЙ!» на ЭТП ГПБ
Подробнее
30 апреля 2021 г.
Приглашаем к участию в онлайн-семинаре по участию в закупках для МСП и самозанятых
Подробнее
29 апреля 2021 г.
Как происходит обмен документами при обращении в ФАС с жалобой по ФЗ №44
Подробнее
26 апреля 2021 г.
Торговый Портал ЭТП ГПБ помогает поставщикам стать заметнее
Подробнее
26 апреля 2021 г.
Как происходит обмен документами при обращении в ФАС с жалобой на действия (бездействия) заказчика по ФЗ №223
Подробнее
19 апреля 2021 г.
Региональные ИТ-специалисты прошли обучение работе с новой биллинговой платформой реализации газа и взаимодействия с абонентами
Подробнее
19 апреля 2021 г.
На электронной торговой площадке Газпромбанка появилась новая схема торгов: голландский аукцион
Подробнее
09 апреля 2021 г.
Конференция по закупкам лекарственных средств состоялась в Оренбурге
Подробнее
09 апреля 2021 г.
Эксперты ЭТП ГПБ на семинаре в Йошкар-Оле
Подробнее
05 апреля 2021 г.
Обучающий центр ЭТП ГПБ — все самое важное в апреле 2021 года
Подробнее
05 апреля 2021 г.
НСИ для поставщиков – главное, интересное, важное. Интервью с Инной Борсовой
Подробнее
05 апреля 2021 г.
ЭДО ЭТП ГПБ на НЕФТЕГАЗСНАБ-2021
Подробнее
01 апреля 2021 г.
«Закупки с полки» — новая процедура на секции по 44-ФЗ ЭТП ГПБ
Подробнее
29 марта 2021 г.
Соглашение по развитию ЕНН с Союзом АПК «Возрождение»
Подробнее
29 марта 2021 г.
«Газпром межрегионгаз» внедрил новую биллинговую платформу для потребителей газа в Самарской области
Подробнее
24 марта 2021 г.
Партнерство Союз АПК «Возрождение» и ЭТП ГПБ в рамках технологии ЕНН
Подробнее
12 марта 2021 г.
Комитетом Госдумы одобрен законопроект по упрощению госзакупок
Подробнее
05 марта 2021 г.
Закупка товаров, работ, услуг у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) по ФЗ №223
Подробнее
04 марта 2021 г.
Эксперты ЭТП ГПБ выступили на lll Пензенской конференции государственных, муниципальных и корпоративных закупок «Вакцина для закупок»
Подробнее
04 марта 2021 г.
НАПРАВЛЕНИЕ УЧАСТНИКОМ ЗАПРОСА О ДАЧЕ РАЗЪЯСНЕНИЙ. ЕГО РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ В ЗАКУПОЧНОМ ПРОЦЕССЕ
Подробнее
03 марта 2021 г.
Все самое значительное в закупках — мероприятия Обучающего Центра ЭТП ГПБ в марте 2021
Подробнее
01 марта 2021 г.
Предлагают ввести дополнительные механизмы деофшоризации в госзакупках
Подробнее
18 февраля 2021 г.
Правительство подготовило новый пакет поддержки МСП
Подробнее
18 февраля 2021 г.
Правительство одобрило законопроект о требованиях к банковским гарантиям при закупках госкомпаний
Подробнее
11 февраля 2021 г.
Новый хит Обучающего центра ЭТП ГПБ — вебинар по квотированию посетило более двух тысяч человек
Подробнее
01 февраля 2021 г.
III Пензенская конференция государственных, муниципальных и корпоративных закупок «Вакцина для закупок»
Подробнее
01 февраля 2021 г.
Все, что нужно знать — обучающие мероприятия ЭТП ГПБ в феврале 2021 года
Подробнее
28 января 2021 г.
Эксперты ЭТП ГПБ провели обучение сотрудников ОК РУСАЛ
Подробнее
24 января 2021 г.
Новая услуга ЭТП ГПБ — калькулятор тарифов
Подробнее
18 января 2021 г.
Торговый портал ЭТП ГПБ – просто, удобно, функционально. Интервью с Анатолием Лаврухиным
Подробнее
18 января 2021 г.
Обучающий Центр ЭТП ГПБ — итоги 2020 года
Подробнее
14 января 2021 г.
Обучающие мероприятия ЭТП ГПБ для поддержки бизнеса в январе 2021 года
Подробнее
28 декабря 2020 г.
Постановление Правительства № 2013
Подробнее
21 декабря 2020 г.
Новые Заказчики на площадке
Подробнее
16 декабря 2020 г.
«Успеть до конца года: итоги и секретные приемы от экспертов по финансовым продуктам» – состоялась финансовая конференция ЭТП ГПБ
Подробнее
14 декабря 2020 г.
Полезные изменения на Торговом портале ЭТП ГПБ
Подробнее
14 декабря 2020 г.
Новые Заказчики на ЭТП ГПБ
Подробнее
09 декабря 2020 г.
Казначейство: Электронное актирование и оптимизация процедур 44-ФЗ – главная задача 2020. Обзор от эксперта ЭТП ГПБ
Подробнее
07 декабря 2020 г.
Закупка товаров в целях исполнения государственного (муниципального) контракта
Подробнее
07 декабря 2020 г.
Новые заказчики октября-ноября на ЭТП ГПБ
Подробнее
03 декабря 2020 г.
Состоялся IX Интерактивный круглый стол «Новое в законодательстве о публичных закупках: Закон о контрактной системе и Закон № 223-ФЗ»
Подробнее
02 декабря 2020 г.
Актуальные, свежие, лучшие – вебинары для поддержки бизнеса в декабре!
Подробнее
30 ноября 2020 г.
Заказчики октября 2020 года на ЭТП ГПБ
Подробнее
23 ноября 2020 г.